BusinessLifeStyleطراحی کسب و کار

حاکمیت اطلاعات چیست و چرا باید از آن استفاده کرد

حاکمیت اطلاعات چیست؟

در تعریف حاکمیت اطلاعات می‌نویسد: “حاکمیت اطلاعات ها، دیدگاهی جامع و گسترده نسبت به مدیریت ، نگهداری و دسترسی به اطلاعات است که تمامی اطلاعات از جمله ایمیل‌ها، شبکه‌های اجتماعی، اطلاعات حیاتی موجود در برنامه‌های کاربردی سازمان و اطلاعات مربوط به کارمندان و یا مشتریان کسب و کار را شامل می‌شود. حاکمیت اطلاعاتی به این معنی است که امنیت اطلاعات یک سازمان یا کسب و کار، چگونه به‌شکلی که مقرون‌به‌صرفه‌ باشد، در تمامی سطوح سازمان حفظ شود.

حاکمیت اطلاعاتی  جنبه‌های متفاوتی دارد. مدیریت اسناد و مدارک سازمانی، یکی از اصول اساسی رویکرد های حاکمیت اطلاعاتی است که فرآیند پیاده سازی آن، منشا شکل‌گیری حاکمیت بر داده ها می‌باشد. راهنمایی‌های معتبری  که در زمینه حاکمیت اطلاعاتی  توسط تیم‌هایی چون RSD ارائه شده، به افراد کمک می‌کند تا درک دقیق و درستی از  حاکمیت اطلاعاتی  پیدا کرده و نیز اطلاعاتی را که نیازمند اعمال سیاست‌های حاکمیتی هستند شناسایی کنند.”

حاکمیت اطلاعات

رایج‌ترین اشتباهات و تصورات غلط در حوزه حاکمیت اطلاعات چیست؟

Chris Walker در پاسخ به این سوال می‌گوید: «تعاریف مختلفی که از سوی بازیگران حوزه صنعت در ارتباط با حاکمیت اطلاعاتی  ارائه می‌شود، سرمنشأ کج‌فهمی‌ها و ابهامات در این حوزه است. برای نمونه گروه ARMA، سیستم مدیریت اسناد و مدارک خود را معادل حاکمیت اطلاعاتی می‌داند. در عین حال، بعضی فروشندگان، شرکت‌ها و موسسات، حاکمیت اطلاعاتی را همان Electronic Discovery و litigation representation می‌دانند.»

موضوعات و چالش‌های پیش روی حاکمیت اطلاعات چیست؟

Robin Woolen در این باره می‌گوید: «یکی از بزرگترین چالش‌های پیش روی مسئولان مدیریت اسناد و مدارک (که البته رویکرد های سازمان‌ها نیز به آن دامن می‌زنند) این است که اغلب سازمان‌ها مایلند نقش مدیریت اسناد و مدارک را به سطح نگهبان یا محافظ اطلاعات شرکت تقلیل دهند. در واقع برخورد آنها با نقش مدیران اسناد و مدارک، همچون مسئولین بایگانی اسناد و مدارک است که در انبارها و زیرزمین‌های خلوت و ساکت، به تنهایی و بدون ارتباط با سایر افراد و کارکنان مشغول کارند. به زعم من، چنین شرایطی منجر به ایجاد گسستگی در سازمان و از دست دادن ارزش واقعی اطلاعات موجود در مجموعه می‌شود. خوشبختانه، امروزه فناوری به مرحله‌ای رسیده که می‌توان جلوی رشد این روند را گرفت و حتی آنرا معکوس کرد.

تب کلان داده که امروزه بسیار فراگیر شده نیز می‌تواند نقش مثبت و مؤثری در این زمینه ایفا نماید، گرچه تا وقتی سازمان‌ها کنترل داده‌ های خود را به درستی انجام ندهند، رویکرد های مربوط به کلان داده قابلیت عملیاتی‌سازی ندارند. اکنون سازمان‌ها به ارزش اطلاعات موجود و سازماندهی آنها پی برده‌اند. در این راستا، مدیران مسئول مدیریت اسناد و مدارک سازمان، باید وظایف خود را به سطح سازماندهی اطلاعات ارتقا داده و از این طریق میزان ارزش‌آفرینی از اطلاعات در دسترس سازمان را افزایش دهند.»

حاکمیت اطلاعات

رویکردهای جدید در حاکمیت اطلاعات چگونه تعریف می‌شوند؟

James Lappin در این‌باره می‌نویسد: «در سال‌های اخیر، صنعت IG به استفاده از ابزارها، شیوه‌ها و ابتکارهای جدیدی روی آورده است. کاربران نهایی، از طریق ایمیل یا سایر کانال‌های ارتباطی به اسناد و مدارک مربوط به اطلاعات سازمان دسترسی دارند. شاید این که انتظار داشته باشیم که کاربران خود را به سرعت با سیستم بایگانی جهانی هماهنگ و همگام نمایند، به دور از واقعیت باشد.

اما رویکرد های جدید IG موجب اتخاذ تصمیمات عملی‌تر شده و اطلاعات مورد نیاز برای اتخاذ تصمیمات را می‌توان از منابع مختلفی همچون ایمیل‌ها، ارتباطات موجود در کسب و کار و نرم‌افزارهایی چون Sharepoint به‌دست آورد. در حال حاضر، شرکت‌ها یکی پس از دیگری و با درنظرگرفتن لزوم حاکمیت اطلاعات، درپی اتخاذ یک خط مشی متعادل هستند. این درحالی است که بعضی شرکت‌ها دستیابی به فرآیند حاکمیت بر اطلاعات را اولویت خود قرار می‌دهند تا از این طریق مراحل قانونی درخواست اطلاعات با سرعت بالاتری طی شود. ممکن است  بعضی شرکت‌ها نیز ضرورت وجود برنامه‌هایی را احساس کنند که با کمک آن‌ها  بتوانند به اطلاعات عمیق‌تری درباره‌ی حاکمیت اطلاعاتی و استفاده از آن در منابع مختلف اطلاعاتی دست یابند.»

شرکت‌ها برای پیاده سازی سیاست‌های حاکمیت اطلاعات، به چه نکاتی باید توجه کنند؟

Bassam Zarkout در پاسخ به سوال فوق می‌گوید: «بعد از اجرایی نمودن رویکرد های حاکمیت اطلاعاتی ، باید به این نکته اشاره کرد که مؤثرترین راه برای حداقل‌سازی ریسک و بهبود کارایی عملیاتی، پیاده سازی برنامه‌های مدیریت اسناد و مدارک به شکل “حلقه بسته” است. این شیوه، امکان اعمال کنترل‌های حاکمیتی (که از نظر قانونی نیز دارای پشتوانه محکمی باشند) را بر تمامی مراحل چرخه عمر اطلاعات شرکت فراهم می‌کند. در عین حال، پیاده سازی این شیوه نیازمند یکپارچه شدن سیاست‌های حاکم بر اطلاعات با سیستم‌های IT سازمان، همچنین آگاهی دقیق و روشن مدیران از فرآیندهای سازمانی است.»

حاکمیت اطلاعات

به شرکتی که در پی پیاده سازی استراتژی مدیریت اسناد و مدارک خود میباشد، چه پیشنهاداتی می‌توان ارائه نمود؟

Robin Woolen در پاسخ به این سوال می‌نویسد: «از دید من، عبارت «مدیریت اسناد و مدارک» دیگر منسوخ شده و در عوض، می‌توان و باید از اصطلاح «حاکمیت اطلاعات» استفاده کرد. هر چند که مدیریت اسناد و مدارک در واقع خود، بخشی از فرآیند حاکمیت اطلاعاتی  است. اما عبارت حاکمیت اطلاعاتی نسبت به مدیریت منابع و اسناد از جذابیت بالاتری نیز برخوردار است.

برای بهره‌گیری از برنامه‌های حاکمیت اطلاعات، سازمان‌ها در گام اول نیازمند درک این مسئله هستند که با درنظرگرفتن استاندارهای حاکم بر صنعتی که درآن فعالیت می‌کنند(به‌طور مثال استاندارد ARMA International)، در چه شرایطی قرار دارند. سپس و در مرحله بعد، باید تمامی شرکت را با استفاده از شیوه‌نامه‌هایی چون شیوه‌نامه ARMA بررسی و ارزیابی کرده و با به‌کارگیری مدل‌های بلوغ سازمانی همچون کارت‌های امتیاز، یک الگوی مقایسه‌ای ایجاد نمایند. در نهایت خروجی این دو مرحله، منجر به تدوین برنامه‌ریزی استراتژیک بلند مدت و کوتاه مدت در سازمان خواهد بود.  این استراتژی را می‌توان به عنوان یک الگوی راهنما برای تمامی متقاضیان و مشتری‌ها تعمیم داد.»

شرکت‌ها چگونه می‌توانند هنگام اعمال رویکرد های حاکمیت اطلاعات در پروژه‌های مختلف از تکنیک‌های پارتیزانی بهره ببرند؟

Chris Walker در پاسخ به این سوال تجربه کاری خود را در یکی از شرکت‌های فعالی که تحت نظارت‌های بسیار دقیق قرار داشت، این‌طور نقل می‌کند: «از من خواسته شد تا مسئولیت هدایت پروژه‌ای درباره‌ی گسترش نرم افزارهایی چون Sharepoint را در این شرکت بر عهده بگیرم.

این شرکت، Sharepoint را پایه و ستون اصلی “مدیریت محتوای شرکت” می‌دانست. در نتیجه تصمیم گرفت تا سایت‌هایی برپایه  Sharepoint راه‌اندازی کرده و از آن برای امور مرتبط با پرونده‌های  نظارتی استفاده کند. از نظر تاکتیک‌های پارتیزانی ، این راهکار را می‌توان ایجاد یک معماری اطلاعاتی جدید دانست که باعث تغییر فرآیند تعامل با دارایی‌های اطلاعاتی خواهد شد. با شروع از file plan و retention schedule، چارچوبی ایجاد شد که شرکت می‌توانست در آینده نیز از آن استفاده کند.

در این مثال، از حاکمیت اطلاعاتی در یک جنبه خاص از کسب و کار (یعنی امور مربوط به پرونده‌های نظارتی) استفاده شد. اما این رویکرد تنها منحصر به یک جنبه خاص نیست و می‌تواند حتی بدون آن که کاربران از وجود آن مطلع شوند، در تمامی جنبه‌های کسب و کار که به کار گرفته شود. اینکه شرکتی دارای یک بودجه مشخص برای پیاده سازی رویکرد های حاکمیت اطلاعاتی نیست، به معنای آن نیست که حاکمیت درست اطلاعات را نمی‌توان برای پروژه‌های در حال اجرای سازمان مورد استفاده قرار داد.»

دلیل منسوخ شدن سیستم‌های مدیریت اسناد و مدارک و روی کار آمدن رویکرد های حاکمیت اطلاعاتی چیست؟

Bassam Zarkout در این‌باره می‌گوید: «با رشد و توسعه کسب و کارها، الگوی مدیریت اسناد و مدارک، از ذخیره کاغذی به ذخیره الکترونیکی اطلاعات و داده ها تغییر پیدا کرده است. تطبیق فناوری‌های ابری، فناوری‌های ارتباطی و شبکه‌های اجتماعی با یکدیگر، مشکلات مرتبط با ابزارهای سنتی مدیریت اسناد و مدارک را بیش از پیش نمایان ساخته است. این ابزارهای سنتی، قادر به بررسی محتویات منابع الکترونیکی و مدیریت بهینه آنها، همینطور کار روی قالب‌های حجیم و متنوع داده ها و اطلاعات دیجیتال نیستند.»
مدیریت مالی چگونه زندگی همه افراد و تحت شعاع قرار میده
باشگاه شخصیت شناسی MBTI بر اساس مایرز بریگز + مصطفی طاهری

حاکمیت اطلاعات
حاکمیت اطلاعات
نمایش بیشتر

مصطفی طاهری

من مصطفی طاهری نویسنده بیش از 5 کتاب و مدیر و مشاور مجموعه های مختلف هستم. تلاش میکنم با انتقال دیدگاه، دانش و تجربیات خودم، به شما کمک کنم تا زندگی بهتری داشته و به ظرفیت های واقعی خود آگاه شوید

نوشته های مشابه

پاسخی بگذارید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

هشت − چهار =

بستن